در حال حاضر کلیه امور مربوط به تایید اسناد ( انواع وکالتنامه، گواهی امضاء شامل رضایت نامه، اقرار نامه ) فقط از طریق سامانه میخک وزارت امور خارجه انجام می‌شود. به این منظور لازم است ابتدا از منزل یا محل کار در سامانه میخک ثبت نام و وارد صفحه اصلی شوید . سپس روی لینک "وکالت نامه" کلیک کرده و وارد صفحه تنظیم وکالت نامه شوید. پس از قرار دادن اطلاعات لازم، و ثبت نهایی، سامانه یک کد رهیگیری در اختیار شما قرار می دهد. پس از آن می‌توانید برای تایید وکالت خود به سفارت مراجعه نمایید.
توصیه‌های مهم:
* با توجه به اینکه پس از ثبت نهایی و تأیید آن توسط سفارت در سامانه میخک امکان اصلاح و ویرایش متن وکالتنامه توسط متقاضی و نیز سفارت وجود ندارد، بنا براین توصیه می‌شود قبل از تنظیم وکالت در سامانه، متن مورد نظر را با وکیل خود و یا دفتر خانه اسناد رسمی در ایران هماهنگ فرمایید تا از درستی و کامل بودن آن اطمینان حاصل شود.
* از تنظیم و ارسال وکالتنامه‌های جامع و کلی به دلیل عدم کارایی آن در داخل کشور، اجتناب نموده و حدالامکان سعی شود وکالتنامه‌ها بصورت جداگانه و تفکیک شده و با جزئیات دقیق تنظیم و ارائه گردد. به عنوان مثال: وکالتنامه فروش ملک، وکالتنامه خرید خودرو، وکالتنامه امور بانکی، وکالتنامه انحصار وراثت و ...
مراحل تنظیم وکالت نامه:
1- دریافت کد رهگیری از سامانه میخک به شیوه زیر:
- ورود به سامانه میخک
- ثبت نام در سامانه میخک
- مراجعه به صفحه "وکالتنامه" و انتخاب یکی از وکالت نامه‌های پیشنهادی و تکمیل آن و یا تایپ متن مورد نظر خود. (توصیه می‌شود قبل از تنظیم وکالت در سامانه، متن مورد نظر را با وکیل یا دفتر خانه اسناد رسمی خود در ایران هماهنگ کرده و از درست بودن آن اطمینان حاصل کنید). دقت کنید که به هنگام ثبت درخواست، نمایندگی لاهه انتخاب شده باشد.
- در انتها با فشردن دکمه ثبت، کد رهگیری برای شما ارسال می‌شود.
- برای دیدن فایل راهنما لطفا اینجا را کلیک کنید.
2- مراجعه حضوری به سفارت: با اصل مدارک شناسایی ایرانی ( شناسنامه، کارت شناسایی ملی و گذرنامه معتبر ) و مدرک معتبر اقامت هلند مانند گذرنامه هلندی، برگه ثبت شهرداری در صورتی که اقامت یکی از کشورهای اتحادیه اروپایی را دارید، همراه با پرینت کد رهگیری دریافت شده، به سفارت مراجعه فرمایید. توجه داشته باشید پس از دریافت کد رهگیری 90 روز فرصت دارید برای امضای وکالت نامه مراجعه کنید. در صورت عدم مراجعه در این مدت درخواست شما بصورت خودکار بایگانی می‌شود و لازم است دوباره وکالت جدید تنظیم و مجددا کد رهگیری دریافت شود.
هزینه تأیید انواع وکالتنامه: (هزینه هر وکالتنامه بر اساس متن وکالتنامه تعیین می‌گردد.)
- وکالتنامه مربوط به انجام امور اداری، بانکی و حقوق بازنشستگی، خرید اموال منقول (خودرو)، دریافت مستمری، قضائی و ... 20 یورو
- وکالتنامه مربوط به فروش اموال منقول مانند: ماشین، موتور، سهام شرکتو یا بانک و ... 30 یورو
- - وکالتنامه مربوط به خرید اموال غیر منقول مانند: املاک و مستغلات و ... 50 یورو
- وکالتنامه مربوط به فروش اموال غیر منقول مانند: منزل، آپارتمان، زمین، باغ، مغازه و ... 132 یورو
- رضایت خروج همسر و فرزندان و تصدیق و گواهی امضاء ... 20 یورو
توجه:
امکان ارسال وکالت نامه برای وکیل: در صورت تمایل متقاضی، این امکان فراهم شده که تصویر برابر اصل وکالت نامه تنظیم شده در سفارت جمهوری اسلامی ایران در لاهه در اداره تأیید اسناد وزارت امور خارجه یا یکی از دفاتر استانی وزارت امور خارجه ( اردبیل- ارومیه - اصفهان - اهواز - بجنورد - بندر انزلی - بندرعباس - بوشهر - بیرجند - تبریز - چابهار - زاهدان - زنجان - ساری - شیراز - قزوین - قشم - قم - کرمان - کرمانشاه - کیش - گرگان – مشهد و یزد ) به وکیل یا فرد تعیین شده توسط موکل تحویل شود.
نکات مهم :
- افرادی که شناسنامه و کارت ملی آنها در ایران می‌باشد، باید قبل از ارائه درخواست و مدارک به سفارت، از بستگان خود بخواهند اصل مدارک را برای تایید و ارسال کپی به سفارت، در تهران به وزارت امور خارجه واقع در خیابان حسن آباد ، سردر باغ ملی ساختمان شماره 3 و در سایر استانها به دفاتر وزارت امور خارجه ارائه نمایند و هنگام مراجعه به سفارت و ارائه درخواست و مدارک خود، شماره نامه ارسالی از ایران را اعلام فرمایید. (وزارت امور خارجه در این شهرها نمایندگی دارد: اردبیل- ارومیه - اصفهان -اهواز - بجنورد - بندر انزلی - بندرعباس - بوشهر - بیرجند - تبریز - چابهار - زاهدان - زنجان - ساری - شیراز - قزوین - قشم - قم - کرمان - کرمانشاه - کیش - گرگان - مشهد یزد.)
- سفارت تنها مسئولیت تایید امضا شما را بدون توجه به مندرجات متن وکالت نامه بر عهده دارد، لذا توصیه می‌شود نکات مورد نظر خود را با مشورت قبلی در متن وکالت درج فرمایید. (متن‌های وکالت در سامانه میخک قبل از تایید قابل ویرایش، حذف و اضافه شدن هستند، به عنوان مثال دانشگاه محل تحصیل در وکالت دریافت مدرک دانشگاهی درج شود و یا اداره ای که وکیل باید به به آنجا مراجعه خواهد کند را حتما درج کنید.)
- برای فروش ملک حتماً مشخصات آن بر اساس اطلاعات مندرج در سند مالکیت از قبیل نشانی، پلاک ثبتی مساحت و غیره و برای فروش خودرو مشخصات خودرو از قبیل شماره شهربانی ، شماره شاسی، شماره موتور، سال ساخت، مدل و غیره، و به منظور فروش خط تلفن شماره آن و در وکالت مراجعه به بانک شعبه و شماره حساب و غیره ذکر شود ( در سایر موارد مشابه حتما سعی کنید مشخصات مورد نیاز را درج فرمایید).
- در وکالت انحصار وراثت نام متوفی و نسبت آن با موکل حتما درج شود.
- در رضایت خروج همسر لطفا مشخصات همسر و در صورت نیاز مشخصات فرزند یا فرزندان را کامل درج کنید و موارد اضافه و نقطه چینهای بی مورد را از متن وکالت حذف فرمایید.
- بنا بر ماده 210 قانون مدنی وکالت دهنده بایستی اهلیت داشته باشد. لذا فردی که در حال بیهوشی است، دچار فراموشی شده، اختلال حواس دارد و یا به هر دلیلی از هوشیاری لازم برای تشخیص منافع و اداره اموال خود برخوردار نیست، صلاحیت عقد وکالت را ندارد.
- بر اساس قانون و با توجه به اهمیت وکالت ، تایید امضاء متقاضی ذیل اسناد رسمی‌توسط مامور، حضوری است و فردی که می خواهد وکالت بدهد و یا متقاضی تایید امضاء خود می‌باشد، لازم است در محل سفارت و در حضور مسئول مربوطه اسناد را امضاء شود.
- از هموطنان تقاضا می‌شود در رابطه با تنظیم وکالتنامه هوشیاری لازم را داشته باشند و از سودجویی افراد فرصت طلب جلوگیری بعمل آورند.
- توجه و آگاهی داشته باشید که چنانچه اجازه دهید افرادی غیر از شما و با ایمیلی غیر از ایمیل خودتان به کاربری شما وارد شوند، این افراد می‌توانند دسترسی به حریم خصوصی شما در سامانه داشته باشند و هر گاه از اطلاعات شما سوء استفاده ای صورت پذیرد، مسئولیت آن متوجه شما خواهد بود.